Regulamin

Regulamin RODO

Na podstawie art. 13 ust. 1−2 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”),  niniejszym informujemy w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w odniesieniu do osób fizycznych, w szczególności będących:

(a)        dostawcami, kontrahentami i potencjalnymi dostawcami, czy kontrahentami;

(b)        wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich dostawców lub kontrahentów; oraz

(c)        innymi osobami, których dane osobowe przetwarzamy w celu realizacji obowiązków księgowych.

Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Fenix Systems spółka z o.o. z siedzibą w Górze Kalwarii, adres: ul. Długa 40, 05-530 Góra Kalwaria, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000137639, REGON: 016374188, NIP: 1230916275, kapitał zakładowy: 2.110.000,00 zł, zwana dalej „Administratorem”.
2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i w celu realizacji Państwa praw wskazujemy dane kontaktowe do osoby pełniącej funkcję pełnomocnika do spraw ochrony danych osobowych, z którym mogą się Państwo skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych: adres e-mail: mdo@fenixsystems.eu lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w punkcie 1.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   1. ​podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy lub do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną, na podstawie art. 6 ust.1lit. b RODO;
   2. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   3. realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w przypadkach opisanych poniżej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj.:
      1. umożliwienie zawarcia i wykonania umowy zawartej z dostawcą lub kontrahentem, w tym kontaktowanie się z dostawcami i kontrahentami;
      2. badania poziomu satysfakcji Klientów;
      3. zapobiegania oszustwom, w tym weryfikacja dostawców i kontrahentów w publicznych rejestrach;
      4. ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami; oraz
      5. oferowania Państwu produktów i usług w ramach marketingu bezpośredniego, w tym produktów i usług świadczonych przez podmioty z nami współpracujące (partnerów).
4. Prawo do wniesienia sprzeciwu

Przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się w ramach realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora tj. art. 6 ust. 1 lit. f. RODO

W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że w stosunku do tych danych istnieją dla Administratora ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (poza przetwarzaniem danych w celu marketingu bezpośredniego).

5. Okres przechowywania danych

W przypadku Państwa danych przetwarzanych w celu niezbędnym do wykonania umowy, informujemy, że będą one przetwarzane przez okres obowiązywania umowy. Dane osobowe będą przetwarzane najpóźniej do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń, które określają odpowiednie przepisy prawa.

Dane przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług przetwarzamy do momentu, aż zgłoszą Państwo sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu.

6. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane naszym partnerom, z którymi współpracujemy. Do Państwa danych mogą też mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), na przykład: podmioty świadczące usługi informatyczne, księgowe, audytorskie, kancelarie prawne.

7. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane przez Administratora poza Europejski Obszar Gospodarczy, w zakresie w jakim jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji celów określonych powyżej, w szczególności zawarcia i wykonania umowy z dostawcą lub kontrahentem. Przekazanie danych do państw trzecich będzie mogło nastąpić, tylko jeżeli zostaną dopełnione wymogi przewidziane w art. 44 i n. RODO.

8. Jako podmioty danych na podstawie RODO i w zakresie tam wskazanym mają Państwo prawo do:
   1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
   2. prawo do przenoszenia danych;
   3. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
   4. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
   5. prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
   6. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.   
9. Informacja o dobrowolności podania danych:

Jeśli podają Państwo nam samodzielnie dane osobowe, ich podanie ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do: zawarcia umowy i świadczenia usług/dostawy towarów, przygotowywania oferty i zawarcia umowy na świadczenie innych usług Administratora.

Pani/Pana dane osobowe możemy także otrzymać od dostawcy lub kontrahenta, którego jest Pani/Pan wspólnikiem, pracownikiem, przedstawicielem ustawowym, pełnomocnikiem lub reprezentantem, lub też mogą pochodzić z publicznie dostępnych źródeł, takich jak CEIDG lub KRS w celu weryfikacji posiadanych przez nas informacji.